6. Actas de Reunión

La sección Actas de reunión permite registrar, convocar y realizar seguimiento a las reuniones gestionadas dentro del módulo de Comunicaciones.

Desde esta sección se puede definir la información general de la reunión, establecer los temas que serán tratados, registrar a los integrantes del comité cuando corresponda, seleccionar a los participantes y relacionar las acciones derivadas de la reunión.

El flujo principal del acta es:

Convocatoria → Ejecución → Cierre

6.1. Visualización de actas

Ingresa a Actas de reunión.

El sistema mostrará las actas registradas con información como:

• Título
• Fecha y hora de reunión
• Encargado
• Estado

Desde esta vista también se pueden utilizar las diferentes opciones de visualización disponibles para consultar las reuniones registradas.

Para registrar una nueva acta, selecciona Nuevo.

6.2. Creación del acta

Para registrar una nueva reunión:

1. Ingresa a Actas de reunión.
2. Selecciona Nuevo.
3. Registra el Título.
4. Selecciona el Procedimiento, cuando corresponda.
5. Selecciona al Encargado.
6. Registra el Lugar.
7. Define la Fecha y hora de reunión.
8. Registra las Observaciones, cuando sean necesarias.
9. Completa la pestaña Agenda.
10. Registra los representantes del comité, cuando corresponda.
11. Completa la Convocatoria.
12. Registra las Acciones cuando sean necesarias.
13. Guarda la información.

Título

Permite identificar claramente la reunión.

Ejemplos:

• Revisión de Objetivos de Calidad.
• Identificación de Riesgos y Oportunidades.
• Seguimiento de Acciones Correctivas.
• Revisión por la Dirección.
• Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Procedimiento

Permite relacionar el acta con un procedimiento del Sistema de Gestión, cuando corresponda.

Encargado

Identifica a la persona responsable de gestionar la reunión.

Lugar

Permite indicar dónde se realizará la reunión.

Puede registrarse una ubicación física o el medio virtual utilizado.

Fecha y hora de reunión

Permite establecer cuándo se desarrollará la reunión.

Observaciones

Permite registrar información adicional que sea necesaria para comprender o preparar la reunión.

6.3. Agenda

La pestaña Agenda permite organizar los temas que serán tratados durante la reunión.

Para registrar un tema:

1. Ingresa a Agenda.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Registra el tema correspondiente.
4. Define la duración estimada.
5. Selecciona al responsable interno o externo.
6. Guarda la información.
7. Repite el procedimiento para cada tema que será tratado.

La tabla permite registrar información como:

• Acta de reunión
• Tema
• Duración (hrs)
• Responsable interno
• Responsable externo

Tema

Permite describir el asunto que será tratado.

Ejemplos:

• Revisión de resultados de indicadores.
• Seguimiento de acuerdos anteriores.
• Revisión de riesgos identificados.
• Presentación de resultados de auditoría.

Duración

Permite establecer el tiempo estimado que será destinado al tema.

Responsable interno

Permite seleccionar al trabajador encargado de presentar, desarrollar o liderar el tema.

Responsable externo

Permite seleccionar a una persona externa cuando el desarrollo del tema se encuentre a cargo de alguien que no pertenece a la organización.

La agenda debe completarse antes de realizar la convocatoria para que los participantes conozcan previamente los asuntos que serán tratados.

6.4. Representantes del comité

La pestaña Representantes del comité SST permite registrar a las personas que forman parte del comité cuando el acta corresponda a una reunión relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para registrar un integrante:

1. Ingresa a Representantes del comité SST.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Selecciona al Empleado.
4. Registra o selecciona el Estatus correspondiente.
5. Guarda la información.
6. Repite el procedimiento para los demás representantes.

Los campos principales son:

Empleado

Permite seleccionar al trabajador que forma parte del comité.

Estatus

Permite identificar la condición o representación que corresponde al integrante dentro del comité, de acuerdo con las opciones configuradas.

Cuando corresponda, también puede registrarse la información relacionada con el Observador del sindicato mayoritario.

Esta pestaña debe completarse únicamente cuando la reunión requiera registrar formalmente a los representantes del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6.5. Convocatoria

La pestaña Convocatoria permite seleccionar a las personas que serán invitadas a participar en la reunión.

La convocatoria se divide en:

• Empleados
• Contactos

6.5.1. Empleados

La sección Empleados permite incorporar participantes que forman parte de la organización.

Para agregarlos:

1. Ubica la sección Empleados.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Busca al trabajador correspondiente.
4. Selecciónalo.
5. Repite el procedimiento para los demás participantes.

El sistema puede mostrar información como:

• Nombre del empleado.
• Teléfono laboral.
• Correo de trabajo.
• Actividades.
• Departamento.
• Puesto de trabajo.
• Gerente.

6.5.2. Contactos

La sección Contactos permite incorporar participantes externos.

Para agregarlos:

1. Ubica la sección Contactos.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Busca el contacto correspondiente.
4. Selecciónalo.
5. Repite el procedimiento cuando existan varios participantes externos.

El sistema puede mostrar información como:

• Nombre.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Vendedor.
• Actividades.
• Ciudad.
• País.

6.5.3. Notificación de la convocatoria

Una vez registrados los participantes, el sistema dispone de opciones para comunicar la reunión.

Notificar por email

Permite enviar la convocatoria mediante correo electrónico a los participantes.

Notificar por sistema

Permite generar la notificación directamente dentro de la plataforma.

Antes de realizar la notificación, verifica:

• Título de la reunión.
• Fecha y hora.
• Lugar.
• Agenda.
• Empleados convocados.
• Contactos externos, cuando corresponda.

6.6 Acuerdos

Una vez que se notifica, veremos que se habilita la pestaña acuerdos en la cual colocaremos los acuerdos correspondientes de dicha reunión.

De manera automática se visualizarán los temas que se colocaron en la pestaña de "Agenda", así como, fechas y responsables. Solo daremos click en cada tema para ingresar y llenaremos la siguiente información:

- Detalle: en este campo podemos colocar alguna información relacionada a la reunión y tema elegido.

- Acuerdos: usaremos este campo para colocar los posibles acuerdos tomados durante dicha reunión.

- Acciones: este apartado está relacionado con el módulo "mejora", y podemos crear las acciones que nos ayudarán a cumplir los acuerdos.

Este apartado también cuenta con dos estados, en ejecución y realizado al cual se llega dando click en el check de "realizado" una vez que hayamos ejecutado los acuerdos tomados de la reunión.

6.7. Acciones

La pestaña Acciones permite registrar o relacionar las actividades que deban realizarse como consecuencia de los temas tratados o acuerdos alcanzados durante la reunión.

Para agregar una acción:

1. Ingresa a Acciones.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Selecciona una acción existente o registra una nueva cuando corresponda.
4. Define los responsables.
5. Registra la fecha límite.
6. Guarda la información.

La tabla permite visualizar:

• Referencia
• Título
• Tipo
• Responsable de ejecución (E)
• Responsable de seguimiento
• Fecha límite
• Estado

Referencia

Permite identificar la acción mediante su código o referencia.

Título

Describe brevemente la actividad que deberá realizarse.

Tipo

Permite clasificar la acción según las alternativas configuradas.

Responsable de ejecución (E)

Identifica a la persona encargada de realizar la acción.

Responsable de seguimiento

Identifica a la persona encargada de verificar su avance y cumplimiento.

Fecha límite

Define la fecha máxima prevista para completar la actividad.

Estado

Permite conocer la situación actual de la acción.

Las acciones deben representar compromisos concretos que requieran seguimiento después de la reunión.

6.7. Estados del acta

El acta utiliza el siguiente flujo:

Convocatoria → Ejecución → Cierre

Convocatoria

Corresponde a la etapa de preparación de la reunión.

En esta etapa se completa principalmente:

• Información general.
• Agenda.
• Comité, cuando corresponda.
• Participantes.
• Convocatoria.

Ejecución

Corresponde a la etapa en la que la reunión se encuentra en desarrollo y se registra la información generada durante la misma.

Cierre

Corresponde a la finalización del acta una vez que la reunión ha concluido y la información necesaria se encuentra registrada.

Antes de avanzar al cierre, verifica que los temas tratados y las acciones que requieran seguimiento hayan sido correctamente registrados.