3.1. Estados

Los estados permiten identificar la etapa en la que se encuentra un registro o documento.

Según la funcionalidad, podrán encontrarse estados como:

En elaboración → En revisión → En validación → Validado

Mientras el registro se encuentre En elaboración, será posible modificar la información habilitada para el usuario.

Una vez que el documento avance dentro del flujo de revisión y validación, la modificación de los campos podrá quedar restringida.

3.2. Nuevo

La opción Nuevo permite registrar un nuevo elemento dentro del módulo.

Puede utilizarse para registrar, por ejemplo:

• Un tipo de proceso.
• Un proceso.
• Un procedimiento.
• Una edición.
• Una plantilla.
• Una política.
• Un documento.

3.3. Modificación de información

Mientras el documento se encuentre en estado En elaboración:

1. Ingresa al registro.
2. Selecciona directamente el campo que deseas modificar.
3. Registra o actualiza la información.
4. Guarda los cambios cuando corresponda.

Importante: la edición está disponible mientras el registro permanezca En elaboración. Cuando el documento avance a etapas posteriores del flujo, los campos podrán quedar bloqueados para proteger la información sometida a revisión o validación.

3.4. Búsqueda y filtros

La barra de búsqueda permite localizar rápidamente un registro.

También pueden utilizarse:

• Filtros: muestran información de acuerdo con determinadas condiciones.
• Agrupar por: organiza los registros por criterios disponibles.
• Favoritos: permite guardar búsquedas de uso frecuente.

3.5. Acciones

Al seleccionar uno o varios registros se habilita el menú Acciones.

Dependiendo de la vista, pueden encontrarse opciones como:

• Exportar: descarga información de los registros seleccionados.
• Archivar: retira el registro de la vista habitual sin eliminarlo.
• Desarchivar: vuelve a activar un registro archivado.
• Duplicar: genera una copia del registro seleccionado.
• Eliminar: elimina el registro del sistema.

Se recomienda utilizar Archivar cuando sea necesario conservar el registro como antecedente.

Utiliza Eliminar únicamente cuando la información ya no sea necesaria.