6. Actas de Reunión

6.1. Vista general

Para ingresar seleccionar Actas de reunión.

La vista muestra las actas registradas indicando:

Título | Fecha y hora de reunión | Encargado | Estado

Para crear una nueva acta seleccionar Nuevo.

6.2. Creación del acta

Completar los principales campos:

Título: denominación de la reunión.

Procedimiento: procedimiento relacionado, cuando aplique.

Encargado: persona responsable de gestionar el acta.

Lugar: lugar o modalidad de realización.

Fecha y hora de reunión: fecha programada para la reunión.

Observaciones: información complementaria.

6.3. Agenda

La pestaña Agenda permite registrar los temas que serán tratados durante la reunión.

Mediante Agregar una línea se pueden incorporar los temas y definir:

Tema | Duración | Responsable interno | Responsable externo

6.4. Representantes del comité SST

La pestaña Representantes del comité SST permite registrar o relacionar a los representantes que participarán cuando la reunión corresponda a asuntos vinculados con el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6.5. Convocatoria

La pestaña Convocatoria permite seleccionar a las personas que serán convocadas a la reunión.

Desde el acta también se encuentran disponibles las opciones:

Notificar por email: envía la convocatoria mediante correo electrónico.

Notificar por sistema: genera la notificación dentro de la plataforma.

Una vez realizada la convocatoria, el acta puede avanzar de Convocatoria a Ejecución. El funcionamiento de estas dos formas de notificación también se encontraba definido en el módulo anterior.

6.6. Cierre del acta

Cuando la reunión haya finalizado y toda la información se encuentre registrada, el acta podrá avanzar al estado Cierre.

Antes de cerrar el registro se recomienda verificar que la agenda, participantes, acciones y demás información necesaria se encuentren completas, ya que el cierre representa la finalización del acta.