5. Procedimientos

La sección Procedimientos permite visualizar y gestionar los documentos asociados a los procesos de la organización.

Desde esta sección se puede consultar:

• Código.
• Nombre del procedimiento.
• Edición vigente
• Responsable
• Proceso.
• Tipo de Proceso
• Fecha de creación.

5.1. Creación de procedimientos

Para registrar un nuevo procedimiento:

1. Ingresa a Procedimientos.
   
2. Selecciona Nuevo.
   
3. Selecciona el tipo de proceso.
4. Selecciona el proceso correspondiente.
5. Registra el nombre del procedimiento.
6. Selecciona al responsable.
7. Registra los puestos relacionados.
8. Completa los demás campos requeridos.
9. Guarda el registro.

El código podrá generarse automáticamente tomando como referencia el proceso y la configuración establecida en el sistema.

Se recomienda registrar correctamente al responsable y los puestos relacionados, ya que forman parte de la información del procedimiento.

5.2. Ediciones del procedimiento

La opción Ediciones permite desarrollar y controlar las diferentes versiones del procedimiento.

Para ingresar:

1. Abre el procedimiento.
2. Selecciona Ediciones.

3. Para crear una nueva edición del procedimiento se debe dar click en "Nuevo"

4. En caso de que ya existan "Ediciones" se podrán visualizar todos los ya creados

Desde la edición se desarrolla el contenido del documento y se gestiona su aprobación.

De acuerdo con la configuración del sistema, podrá incluir apartados como:

• Objetivo.
• Alcance.
• Referencias.
• Responsables.
• Definiciones y abreviaturas.
• Desarrollo.
• Flujograma.
• Anexos.

Mientras la edición se encuentre En elaboración, selecciona directamente el campo o sección que deseas completar o modificar.

5.3. Validación y versión

La pestaña Validación y versión permite registrar a las personas responsables de participar en la elaboración, revisión y validación de la información del puesto.

Para completar el proceso:

1. Registra a los responsables correspondientes en cada etapa.
2. Utiliza Agregar línea para seleccionar a los usuarios responsables.

3. Guarda la información registrada.

4. Selecciona Enviar a Revisar para continuar con el flujo de aprobación.

5. Continúa con las etapas de revisión y validación hasta que el registro alcance el estado Validado.

Importante: el proceso no debe quedar únicamente en elaboración o revisión. Para considerar el registro formalmente aprobado dentro del sistema, este debe llegar al estado Validado.

5.4. Versiones antiguas

La pestaña Versiones antiguas permite consultar las ediciones o cambios realizados sobre el procedimiento.

Esta información facilita el seguimiento de las diferentes versiones generadas.

5.5. Documentos

La pestaña Documentos permite adjuntar archivos relacionados con el procedimiento.

Puede utilizarse para incorporar, por ejemplo:

• Anexos.
• Formatos.
• Evidencias.
• Documentos complementarios.

Para anexar algún documento relacionado con el procedimiento se deberá hacer click en "Agregue"