8. Lista Maestra

La Lista Maestra permite centralizar y controlar la información de los documentos del Sistema de Gestión, facilitando la consulta de su identificación, vigencia, responsable y estado.

El sistema puede incorporar información proveniente de los documentos gestionados dentro de la plataforma. Asimismo, cuando sea necesario registrar un documento de forma manual, se puede utilizar la opción Nuevo.

8.1. Registro de un documento en la Lista Maestra

Para registrar un nuevo documento:

1. Ingresa a Lista Maestra.
2. Selecciona Nuevo.
3. Completa la información general del documento.
4. Guarda la información.
5. Continúa con el flujo de revisión y validación hasta alcanzar el estado Validado.

Información general

En el formulario se encuentran los siguientes campos:

• Código: código utilizado para identificar el documento. (Se genera de manera automática al seleccionar el procedimiento)
• Procedimiento: procedimiento con el que se encuentra relacionado, cuando corresponda.
• Nombre: nombre del documento o registro.
• Tipo de documento: clasificación documental correspondiente.
• Fecha de aprobación: fecha en la que el documento fue aprobado.
• Fecha de vigencia: fecha a partir de la cual el documento entra en vigencia.
• Área responsable: área encargada de administrar o mantener actualizado el documento.
• Tipo de almacenamiento: medio en el que se conserva el documento, por ejemplo, digital.
• Tipo: clasificación del documento según las opciones disponibles en el sistema.
• Difusión: permite indicar si el documento requiere ser comunicado o difundido.

Recomendación: registra la información utilizando los datos del documento vigente para mantener actualizada y trazable la Lista Maestra.