Un riesgo representa una situación que puede generar un efecto no deseado sobre los objetivos, procesos o resultados de la organización.

La gestión del riesgo permite:

• Identificarlo.
• Analizar sus causas.
• Evaluar sus posibles consecuencias.
• Determinar su nivel.
• Definir acciones cuando sean necesarias.
• Realizar seguimiento.

4.1. Visualización de riesgos

Ingresa a:

Gestión de Riesgos → Riesgos

El sistema mostrará los riesgos registrados.

Desde esta pantalla puedes utilizar las herramientas de búsqueda, filtros y agrupaciones para localizar registros específicos.

4.2. Registro de un riesgo

Para registrar un nuevo riesgo:

1. Ingresa a Gestión de riesgos.
2. Selecciona Riesgos.
3. Selecciona Nuevo.
   
   
4. Registra el Nombre del riesgo.
5. Selecciona el Proceso relacionado.
6. Selecciona el Área correspondiente.
7. Verifica el Identificador.
8. Selecciona el Tipo.
9. Registra la Causa.
10. Completa la Descripción.
11. Registra el Efecto.
12. Selecciona el Agente de la causa, cuando corresponda.
13. Registra a los Responsables del riesgo.
    
    
14. Completa la pestaña Evaluación.
15. Relaciona acciones, objetivos o documentos cuando corresponda.
16. Guarda la información.
17. Selecciona Validar una vez que el registro se encuentre completo.

4.3. Información general del riesgo

Nombre

Permite identificar de manera breve y clara la situación que se está evaluando.

El nombre debe describir el evento que podría afectar a la organización.

Ejemplo

Pérdida de información crítica de proyectos

Proceso

Permite relacionar el riesgo con el proceso en el que puede presentarse o sobre el cual puede generar un impacto.

Selecciona el proceso que tenga mayor relación con la situación identificada.

Área

Permite identificar el área relacionada con la gestión o posible ocurrencia del riesgo.

Identificador

Permite asociar el riesgo con el identificador configurado dentro del sistema.

Tipo

Permite clasificar el riesgo de acuerdo con las alternativas configuradas por la organización.

Causa

Describe la situación, condición o circunstancia que puede provocar el riesgo.

Debe responder a la idea:

¿Por qué podría ocurrir?

Ejemplo

Ausencia de respaldos actualizados de la información almacenada.

Descripción

Permite ampliar la información del riesgo y explicar en qué consiste la situación identificada.

La descripción debe facilitar que cualquier usuario comprenda claramente qué puede ocurrir.

Efecto

Describe la consecuencia que podría producirse si el riesgo llega a materializarse.

Debe responder a la idea:

¿Qué podría pasar como consecuencia?

Ejemplo

Indisponibilidad de información necesaria para continuar con la ejecución de los proyectos.

Agente de la causa

Permite identificar el elemento, persona, condición o fuente relacionada con la causa del riesgo, cuando corresponda.

Creado por

Muestra al usuario que realizó el registro del riesgo.

Responsables del riesgo

Permite identificar a las personas encargadas de realizar seguimiento y gestionar el riesgo.

Se deben seleccionar los responsables que tengan participación directa en su tratamiento o control.

4.4. Redacción del riesgo

Para facilitar su análisis, se recomienda mantener una relación clara entre:

Causa → Riesgo → Efecto

Ejemplo

Causa: Ausencia de respaldos actualizados.

Riesgo: Pérdida de información crítica de proyectos.

Efecto: Interrupción de actividades y dificultad para recuperar información necesaria.

La causa, el nombre del riesgo y el efecto deben registrar información diferente. No se debe repetir el mismo texto en los tres campos.

4.5. Evaluación del riesgo

La pestaña Evaluación permite determinar el nivel del riesgo mediante los criterios configurados en el sistema.

Para realizar la evaluación:

1. Selecciona el Indicador correspondiente.
2. Revisa los criterios mostrados.
3. Selecciona la alternativa que represente la situación de cada criterio.
4. Verifica el valor asignado.
5. Completa todos los criterios.
6. Revisa el Valor de riesgo calculado por el sistema.
7. Consulta la Interpretación mostrada.
8. Guarda la información.

4.6. Indicador de evaluación

El campo Indicador permite seleccionar el método que será utilizado para evaluar el riesgo.

4.7. Evaluación de los criterios

Dentro de la pestaña Evaluación, el sistema muestra los criterios que deben ser valorados para determinar el nivel de riesgo.

Para la Evaluación con Índices IOD (riesgo) se consideran:

• Impacto (I): gravedad de las consecuencias que podría generar el riesgo.
• Ocurrencia (O): probabilidad de que el riesgo llegue a presentarse.
• Detección (D): capacidad para detectar la situación antes de que genere sus consecuencias.

Para evaluar un criterio:

1. Selecciona la línea del criterio que deseas evaluar.
2. Se abrirá la ventana Resultados.
3. Revisa el Criterio y su Descripción.
4. Selecciona una Alternativa.
5. Revisa la Descripción de la alternativa seleccionada.
6. Registra un Valor dentro del rango permitido.
7. Selecciona Guardar y cerrar.
8. Repite el procedimiento para los demás criterios.

4.8. Selección de la alternativa

El campo Alternativa permite seleccionar el nivel que mejor represente la situación del riesgo para el criterio que se está evaluando.

Por ejemplo, para el criterio Impacto (I) pueden encontrarse alternativas como:

• Muy baja. Repercusiones imperceptibles
• Baja repercusiones. Irrelevantes apenas perceptibles
• Moderada. Defectos de relativa importancia
• Alta
• Muy alta

Selecciona la alternativa considerando las consecuencias reales que podría generar el riesgo.

Al seleccionar una alternativa, el sistema mostrará automáticamente su descripción para facilitar la valoración.

4.9. Descripción de la alternativa

El campo Descripción de la alternativa explica el significado de la opción seleccionada.

Esta información sirve como guía para determinar si la alternativa representa adecuadamente la situación analizada.

Por ejemplo, al seleccionar una alternativa de impacto Moderada, el sistema puede indicar que el fallo genera cierto nivel de insatisfacción o deterioro perceptible en el desempeño.

Antes de registrar el valor, verifica que la descripción corresponda con las posibles consecuencias del riesgo.

4.10. Registro del valor

Después de seleccionar la alternativa, se debe registrar el Valor correspondiente.

El sistema indicará automáticamente el rango permitido para la alternativa seleccionada.

Por ejemplo, si el sistema muestra:

El valor mínimo es 4 y el máximo es 6

se deberá registrar un valor comprendido entre 4 y 6.

El valor seleccionado debe representar la intensidad de la situación dentro del rango disponible:

• Un valor cercano al mínimo representa una condición de menor nivel dentro de la alternativa.
• Un valor intermedio representa una condición media.
• Un valor cercano al máximo representa una condición de mayor nivel dentro de la alternativa.

Ejemplo

Si para Impacto (I) se selecciona:

Alternativa: Moderada. Defectos de relativa importancia.

Rango permitido: 4 a 6.

El usuario podrá registrar un valor de 4, 5 o 6, de acuerdo con la gravedad estimada del efecto.

Importante: no se debe ingresar un valor fuera del rango indicado por el sistema.

4.11. Impacto (I)

El criterio Impacto permite evaluar la gravedad de las consecuencias que podría generar el riesgo.

Para realizar la valoración:

1. Selecciona Impacto (I).
2. Revisa la descripción del criterio.
3. Selecciona la alternativa que mejor represente la consecuencia esperada.
4. Revisa la descripción de la alternativa.
5. Registra un valor dentro del rango permitido.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

La evaluación debe considerar el efecto más relevante que podría producirse si el riesgo se materializa.

4.12. Ocurrencia (O)

El criterio Ocurrencia permite evaluar la probabilidad de que el riesgo llegue a presentarse, considerando principalmente la posibilidad de ocurrencia de la causa identificada.

Para evaluarlo:

1. Selecciona Ocurrencia (O).
2. Revisa la descripción.
3. Selecciona la alternativa correspondiente.
4. Revisa la descripción de la alternativa.
5. Registra un valor dentro del rango permitido.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Para seleccionar la alternativa pueden considerarse aspectos como:

• Frecuencia con la que la situación se ha presentado.
• Exposición a la causa.
• Condiciones actuales.
• Controles implementados.
• Probabilidad de que la causa vuelva a ocurrir.

4.13. Detección (D)

El criterio Detección permite evaluar la capacidad existente para identificar el riesgo antes de que genere sus consecuencias.

Para evaluarlo:

1. Selecciona Detección (D).
2. Revisa la descripción del criterio.
3. Selecciona la alternativa correspondiente.
4. Revisa la descripción de la alternativa.
5. Registra un valor dentro del rango permitido.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Para determinar la valoración pueden considerarse mecanismos como:

• Supervisiones.
• Revisiones.
• Alertas.
• Monitoreos.
• Controles automáticos.
• Inspecciones.
• Verificaciones periódicas.

Una menor capacidad para detectar oportunamente la situación representa una condición más desfavorable para el riesgo.

4.14. Resultado de la evaluación

Una vez completados los criterios de Impacto, Ocurrencia y Detección, los valores registrados se mostrarán en la tabla de evaluación.

El sistema utilizará estos valores para calcular automáticamente el Valor de riesgo y su interpretación correspondiente.

Antes de continuar, verifica que:

• Los tres criterios hayan sido evaluados.
• Cada criterio tenga una alternativa seleccionada.
• Los valores se encuentren dentro de los rangos permitidos.
• Las alternativas seleccionadas representen la situación real del riesgo.

4.15. Acciones

La pestaña Acciones permite relacionar actividades destinadas a controlar o reducir el riesgo.

Para relacionar una acción:

1. Ingresa a la pestaña Acciones.
2. Selecciona Agregar una línea.
3. Busca una acción existente o registra una nueva, cuando corresponda.
4. Selecciona el registro.
5. Guarda la información.

Las acciones pueden orientarse a:

• Reducir la probabilidad de ocurrencia.
• Reducir el impacto.
• Mejorar la capacidad de detección.
• Implementar nuevos controles.
• Fortalecer controles existentes.

Cuando el Valor de riesgo sea mayor a 100, deberán establecerse acciones de mejora orientadas a reducirlo.

4.16. Documentos

La pestaña Documentos permite relacionar archivos que sirvan como evidencia o soporte para la identificación, evaluación o tratamiento del riesgo.

Pueden incorporarse, por ejemplo:

• Informes.
• Evaluaciones.
• Registros.
• Evidencias de controles.
• Reportes técnicos.
• Documentación de soporte.

4.17. Validación del riesgo

Una vez completada la información y la evaluación, selecciona Validar.

El riesgo cambiará de:

Borrador → Validado

Antes de validar verifica:

• Nombre del riesgo.
• Proceso relacionado.
• Área correspondiente.
• Tipo.
• Causa.
• Descripción.
• Efecto.
• Responsables del riesgo.
• Indicador seleccionado.
• Impacto evaluado.
• Ocurrencia evaluada.
• Detección evaluada.
• Valor de riesgo generado.
• Acciones relacionadas cuando corresponda.

Una vez validado, el riesgo queda registrado formalmente para su gestión y seguimiento.