8. Reportes

La sección Reportes permite generar documentos consolidados a partir de la información registrada en el módulo Mejora.

Los reportes disponibles son:

• Planificación de cambios
• Matriz de Planificación de cambios
• No conformidades
• No conformidades y acciones

8.1. Planificación de cambios

La opción Planificación de cambios permite generar un reporte con la información correspondiente a los cambios registrados en el sistema.

Para generar el reporte:

1. Ingresa a Reportes.
2. Selecciona Planificación de cambios.
3. Selecciona el registro que deseas consultar.
4. Selecciona la botón "Descargar" para generar el reporte.

Este reporte permite presentar de manera ordenada la información relacionada con la planificación del cambio, como su justificación, responsables, impacto, recursos y autorización.

8.2. Matriz de Planificación de cambios

La opción Matriz de Planificación de cambios permite generar el documento consolidado de una matriz registrada en el sistema.

Para obtenerlo:

1. Ingresa a Reportes.
2. Selecciona Matriz de Planificación de cambios.
3. Selecciona la matriz correspondiente.
4. Descarga el reporte.

El reporte permite visualizar de forma consolidada los cambios incorporados en la matriz y facilita su revisión y seguimiento.

Para utilizarlo como documento aprobado del Sistema de Gestión, se recomienda seleccionar una matriz que haya alcanzado el estado Validado.

8.3. No conformidades

La opción No conformidades permite generar un reporte en Excel con las no conformidades registradas dentro de un periodo determinado.

Para generar el reporte:

1. Ingresa a Reportes.
2. Selecciona No conformidades.
3. Registra la Fecha inicio del periodo que deseas consultar.
4. Registra la Fecha finalización.
5. Verifica que el rango de fechas sea correcto.
6. Selecciona Exportar Reporte Excel.

Fecha inicio

Permite establecer desde qué fecha se considerarán las no conformidades para la generación del reporte.

Fecha finalización

Permite establecer hasta qué fecha se incluirán los registros.

El sistema utilizará ambas fechas para delimitar el periodo de consulta.

Exportar Reporte Excel

Genera el archivo Excel con las no conformidades correspondientes al periodo seleccionado.

Este reporte puede utilizarse para:

• Revisar las no conformidades registradas en un periodo.
• Realizar seguimiento de hallazgos.
• Preparar información para auditorías.
• Analizar el estado de las no conformidades.
• Mantener evidencia del seguimiento realizado.

8.4. No conformidades y acciones

La opción No conformidades y acciones permite generar un reporte en Excel que presenta conjuntamente las no conformidades y las acciones relacionadas con su tratamiento.

Este reporte facilita revisar no solo el hallazgo identificado, sino también las actividades definidas para su corrección y seguimiento.

Para generar el reporte:

1. Ingresa a Reportes.
2. Selecciona No conformidades y acciones.
3. Registra la Fecha inicio.
4. Registra la Fecha finalización.
5. Completa la Fecha de validación, cuando corresponda.
6. Verifica la información ingresada.
7. Selecciona Exportar Reporte Excel.

Fecha inicio

Permite establecer la fecha inicial del periodo que será considerado en el reporte.

Fecha finalización

Permite establecer la fecha final del periodo de consulta.

Fecha de validación

Permite indicar la fecha de validación que será considerada para la generación del reporte, cuando corresponda.

Este campo facilita complementar el criterio de consulta con la fecha en la que los registros fueron validados.

Exportar Reporte Excel

Genera el archivo Excel con la información correspondiente a las no conformidades y sus acciones relacionadas.

Este reporte puede utilizarse para:

• Revisar el tratamiento de las no conformidades.
• Identificar las acciones asociadas a cada hallazgo.
• Consultar responsables y fechas.
• Dar seguimiento al avance de los planes de acción.
• Verificar el cierre de las acciones.
• Preparar información para auditorías y revisiones del Sistema de Gestión.